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di controllo: GARANTE SULLA PRIVACY |
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Gratuita Conformità DPR 318/99 |
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Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte
dei liberi professionisti.
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 20 settembre 2000
(Provvedimento n. 4/2000)
(G.U. n. 229 del 30.09.2000)
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof.
Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del
prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed
integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il
quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a rivelare
l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché
i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge, rispettivamente
modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto legislativo 11 maggio 1999, n.
135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono
trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il
consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche d'ufficio,
nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali, di determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996,
come sostituito dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n.
123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre 1999 relativa al
trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro, pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente
efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni generali rilasciate
negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere
ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati, tenendo
conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che
verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali anche al
fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti che la legge n. 675/1996
pone a carico di determinate categorie di titolari, nonché di assicurare una
migliore funzionalità dell'ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni
da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo
determinato, in conformità a quanto previsto dal regolamento concernente
l'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio di questa Autorità emanato con
decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessità che anche le nuove autorizzazioni prendano in
considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di
interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il
periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali
aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle
norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione
semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a
ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità
delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identità
personale, princìpi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in
materia dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili è effettuato
da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali per
l'espletamento delle rispettive attività professionali, e che è pertanto
necessario che tali trattamenti formino oggetto di una autorizzazione generale
ai sensi dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la violazione
delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza previsto
dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto del
Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n.
501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n.
15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Autorizza i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n.675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza
richiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per
l'esercizio di un'attività professionale in forma individuale o associata, o in
conformità alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto
1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti
iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi
dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, e successive
modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della professione di
avvocato.
L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e
agli ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art.
2232 del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero
professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento
o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento
dei dati sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli
psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della
riabilitazione, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/2000;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di
collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti
sopraindicati, alla quale si riferisce l'autorizzazione generale n. 1/2000;
c) da soggetti privati che svolgono attività
investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di
cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
e categorie di dati.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili
relativi ai clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere
trattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche
prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e
legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non
eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/2000.
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili può essere
effettuato ai soli fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelli
che il libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento
professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di
previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che
sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge
11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto anche da parte
di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa
comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel
procedimento penale delle investigazioni di cui all'art. 38 delle norme di
attuazione del codice di procedura penale, anche a mezzo di sostituti e di
consulenti tecnici;
d) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in
materia.
4) Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere
effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati
strettamente correlate all'incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9,
15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della
Repubblica n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la
sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il
profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all'estero
dei dati.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l'interessato ai sensi dell'art. 10,
commi 1 e 3, della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso
terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto
in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c),
l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto,
sono necessari anche in riferimento ai dati idonei a rivelare lo stato di salute
o la vita sessuale, solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a
quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità, oppure per
altre finalità con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all'interessato di
comprendere agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo
professionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre un'ipotesi
di contitolarità tra più liberi professionisti.
Resta ferma la facoltà del libero professionista di
designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli
ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i
quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti
alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento
agli incaricati del trattamento preposti all'espletamento di compiti
amministrativi.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto
dall'art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili
possono essere conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa
comunitaria, da leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo non
superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi
conferiti.
A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza
e la non eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi
possono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi
incarichi.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove
necessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
pertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto, in ogni
caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono
essere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o
repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia
(art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996).
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere
diffusi.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano
nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che
perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente
provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni
del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate
nella presente autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa
comunitaria, da norme di legge o da regolamenti che stabiliscono divieti o
limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonché
dalle norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che
vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi
deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere
dal 1o ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.
