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di controllo: GARANTE SULLA PRIVACY |
Valutazione
Gratuita Conformità DPR 318/99 |
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Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente,
del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De Siervo e
dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli,
segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed
integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il
quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a rivelare
l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché
i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge, rispettivamente
modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto legislativo 11 maggio 1999, n.
135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono
trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il
consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche d'ufficio,
nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali, di determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996,
come sostituito dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n.
123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre 1999 relativa al
trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro, pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente
efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni generali rilasciate
negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere
ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati, tenendo
conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che
verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali anche al
fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti che la legge n. 675/1996
pone a carico di determinate categorie di titolari, nonché di assicurare una
migliore funzionalità dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni
da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo
determinato, in conformità anche a quanto previsto dal regolamento concernente
l'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio di questa Autorità emanato con
decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessità che anche le nuove autorizzazioni prendano in
considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di
interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il
periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali
aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle
norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione
semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni principi volti a
ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità
delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identità
personale, princìpi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in
materia dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato
ai fini dell'adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali,
assistenziali, fiscali e assicurativi nell'ambito dei rapporti di lavoro, e che
è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione
generale ai sensi dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la violazione
delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza previsto
dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto del
Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n.
501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n.
15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Stefano Rodotà;
Autorizza il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione è rilasciata senza
richiesta di parte:
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento
può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori
dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio,
apprendistato, formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in
compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi
familiari e conviventi;
b) a consulenti e a
liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che
effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi
in rapporto di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati
all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche
che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle
associazioni e negli organismi di cui al punto 1);
f) a terzi
danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale dai
soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere
necessario:
a) per adempiere o
per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti
previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti
collettivi anche aziendali, in particolare ai fini del rispetto della normativa
in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene
e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, di
tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei
casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e
legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di
stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per il
perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o dell'incolumità
fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o
difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in
sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi
previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai
contratti collettivi, sempreché, qualora i dati siano idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di
rango pari a quello dell'interessato;
e) per l'esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto di quanto
stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f) per adempiere ad
obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei
rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e
di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a
terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale;
g) per garantire le
pari opportunità.
4) Categorie di dati.
Il trattamento può avere per oggetto i dati
strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al
punto 3), e in particolare:
a) nell'ambito dei
dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere,
ovvero l'adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o
filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o
di servizi di mensa, nonché la manifestazione, nei casi previsti dalla legge,
dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei
dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati
concernenti l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreché
il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi
di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative,
nonché i dati inerenti alle attività o agli incarichi sindacali, ovvero alle
trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di
iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati
idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento a malattie
anche professionali, invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o
allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità
psico-fisica a svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a categorie
protette.
5) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli
9, 15 e 17 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti
posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità
degli interessati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3).
La comunicazione di
dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a quest'ultimo o a un
suo delegato, in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenirne la
conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione
di distanze di cortesia.
Restano inoltre
fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell'interessato e di
informare l'interessato medesimo, in conformità a quanto previsto dagli
articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto
dall'art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili
possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire
le finalità ivi menzionate.
A tal fine, anche
mediante verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o
all'incarico in corso, da instaurare o cessati.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove
necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti
o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi
organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria
integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni di datori
di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo
trattamento di dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art.
23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a rivelare lo stato di
salute possono essere diffusi, solo se necessario per finalità di prevenzione,
accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano
la materia.
I dati idonei a
rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano
nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di
autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di
adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di
cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà
in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in
difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da
situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa
comunitaria, da norme di legge o di regolamento, che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle
disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della
legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini
dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare
indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o
sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della
valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge
5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini
volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per
l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositività;
c) nelle norme in
materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.
10) Efficacia temporale.
La presente
autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1o ottobre 2000, fino al
31 dicembre 2001.
