Capo II

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Capo II - OBBLIGHI PER IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Art. 7 - Notificazione

1. Il titolare che intenda procedere ad un trattamento di dati personali soggetto al campo di applicazione della presente legge è tenuto a darne notificazione al Garante.
2. La notificazione è effettuata preventivamente ed una sola volta, a mezzo di lettera raccomandata ovvero con altro mezzo idoneo a certificarne la ricezione, a prescindere dal numero delle operazioni da svolgere, nonché dalla durata del trattamento e può riguardare uno o più trattamenti con finalità correlate. Una nuova notificazione è richiesta solo se muta taluno degli elementi indicati nel comma 4 e deve precedere l'effettuazione della variazione.
3. La notificazione è sottoscritta dal notificante e dal responsabile del trattamento.
4. La notificazione contiene:

a) il nome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare;
b) le finalità e modalità del trattamento;
c) la natura dei dati, il luogo ove sono custoditi e le categorie di interessati cui i dati si riferiscono;
d) l'ambito di comunicazione e di diffusione dei dati;
e) i trasferimenti di dati previsti verso Paesi non appartenenti all'Unione europea o, qualora, riguardino taluno dei dati di cui agli articoli 22 e 24, fuori del territorio nazionale;
f) una descrizione generale che permetta di valutare l'adeguatezza delle misure tecniche ed organizzative adottate per la sicurezza dei dati;
g) l'indicazione della banca di dati o delle banche di dati cui si riferisce il trattamento, nonché l'eventuale connessione con altri trattamenti o banche di dati, anche fuori del territorio nazionale;
h) il nome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del responsabile; in mancanza di tale indicazione si considera responsabile il notificante;
i) la qualità e la legittimazione del notificante.

5. I soggetti tenuti ad iscriversi o che devono essere annotati nel registro delle imprese di cui all'articolo 2188 del codice civile, nonché coloro che devono fornire le informazioni di cui all'articolo 8, comma 8, lettera d), della legge 29 dicembre 1993, n. 580, alle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, possono effettuare la notificazione per il tramite di queste ultime, secondo le modalità stabilite con il regolamento di cui all'articolo 33, comma 3. I piccoli imprenditori e gli artigiani possono effettuare la notificazione anche per il tramite delle rispettive rappresentanze di categoria; gli iscritti agli albi professionali anche per il tramite dei rispettivi ordini professionali. Resta in ogni caso ferma la disposizione di cui al comma 3.

5-bis. La notificazione in forma semplificata può non contenere taluno degli elementi di cui al comma 4, lettere b), c), e) e g), individuati dal Garante ai sensi del regolamento di cui all'articolo33, comma 3, quando il trattamento è effettuato:

a) da soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici economici, sulla base di espressa disposizione di legge ai sensi degli articoli 22, comma 3 e 24, ovvero del provvedimento di cui al medesimo articolo 24;
b) nell'esercizio della professione di giornalista e per l'esclusivo perseguimento delle relative finalità, ovvero dai soggetti indicati nel comma 4-bis dell'articolo 25, nel rispetto del codice di deontologia di cui al medesimo articolo;
c) temporaneamente senza l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, ai soli fini e con le modalità strettamente collegate all'organizzazione interna dell'attività esercitata dal titolare, relativamente a dati non registrati in una banca di dati e diversi da quelli di cui agli articoli 22 e 24.

5-ter. Fuori dei casi di cui all'articolo 4, il trattamento non è soggetto a notificazione quando:

a) è necessario per l'assolvimento di un compito previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria, relativamente a dati diversi da quelli indicati negli articoli 22 e 24;
b) riguarda dati contenuti o provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità di cui all'articolo 20, comma 1, lettera b);
c) è effettuato per esclusive finalità di gestione del protocollo, relativamente ai dati necessari per la classificazione della corrispondenza inviata per fini diversi da quelli di cui all'articolo 13, comma 1, lettera e), con particolare riferimento alle generalità e ai recapiti degli interessati, alla loro qualifica e all'organizzazione di appartenenza;
d) riguarda rubriche telefoniche o analoghe non destinate alla diffusione, utilizzate unicamente per ragioni d'ufficio e di lavoro e comunque per fini diversi da quelli di cui all'articolo 13, comma 1, lettera e);
e) è finalizzato unicamente all'adempimento di specifici obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali, ed è effettuato con riferimento alle sole categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e diffusione strettamente collegate a tale adempimento, conservando i dati non oltre il periodo necessario all'adempimento medesimo;
f) è effettuato, salvo quanto previsto dal comma 5-bis, lettera b) da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali, per le sole finalità strettamente collegate all'adempimento di specifiche prestazioni e fermo restando il segreto professionale;
g) è effettuato dai piccoli imprenditori di cui all'articolo 2083 del Codice civile per le sole finalità strettamente collegate allo svolgimento dell'attività professionale esercitata, e limitatamente alle categorie di dati di interessati, di destinatari della comunicazione e diffusione e al periodo di conservazione dei dati necessari per il perseguimento delle finalità medesime;
h) è finalizzato alla tenuta di albi o elenchi professionali in conformità alle leggi a ai regolamenti;
i) è effettuato per esclusive finalità dell'ordinaria gestione di biblioteche, musei e mostre, in conformità alle leggi e ai regolamenti, ovvero per la organizzazione di iniziative culturali o sportive o per la formazione di cataloghi e bibliografie;
l) è effettuato da associazioni, fondazioni, comitati anche a carattere politico, filosofico, religioso o sindacale, ovvero da loro organismi rappresentativi, istituiti per scopi non di lucro e per il perseguimento di finalità lecite, relativamente a dati inerenti agli associati e ai soggetti che in relazione a tali finalità hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione, il comitato o l'organismo, fermi restando gli obblighi di informativa degli interessati e di acquisizione del consenso, ove necessario;
m) è effettuato dalle organizzazioni di volontariato di cui alla legge 11 agosto 1991, n. 266, nei limiti di cui alla lettera l) e nel rispetto delle autorizzazioni e delle prescrizioni di legge di cui agli articoli 22 e 23;
n) è effettuato temporaneamente ed è finalizzato esclusivamente alla pubblicazione o diffusione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero, nel rispetto del Codice di cui all'articolo 25;
o) è effettuato, anche con mezzi elettronici o comunque automatizzati, per la redazione di periodici o pubblicazioni aventi finalità di informazione giuridica, relativamente a dati desunti da provvedimenti dell'autorità giudiziaria o di altre autorità;
p) è effettuato temporaneamente per esclusive finalità di raccolta di adesioni a proposte di legge d'iniziativa popolare, a richieste di referendum, a petizioni o ad appelli;
q) è finalizzato unicamente all'amministrazione dei condomini di cui all'articolo 1117 e seguenti del Codice civile, limitatamente alle categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione necessarie per l'amministrazione dei beni comuni, conservando i dati non oltre il periodo necessario per la tutela dei corrispondenti diritti.

5-quater. Il titolare si può avvalere della notificazione semplificata o dell'esonero di cui ai commi 5-bis e 5-ter, sempre che il trattamento riguardi unicamente le finalità, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e diffusione individuate, unitamente al periodo di conservazione dei dati, dai medesimi commi 5-bis e 5-ter, nonchè:

a) nei casi di cui ai commi 5-bis, lettera a) e 5-ter, lettere a) e m), dalle disposizioni di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria ivi indicate;
b) nel caso di cui al comma 5-bis, lettera b), dal codice di deontologia ivi indicato;
c) nei casi residui, dal Garante, con le autorizzazioni rilasciate con le modalità previste dall'articolo 41, comma 7, ovvero, per i dati diversi da quelli di cui agli articoli 22 e 24, con provvedimenti analoghi.

5-quinquies. Il titolare che si avvale dell'esonero di cui al comma 5-ter deve fornire gli elementi di cui al comma 4 a chiunque ne faccia richiesta

Art. 8 - Responsabile

1. Il responsabile, se designato, deve essere nominato tra soggetti che per esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.
2. Il responsabile procede al trattamento attenendosi alle istruzioni impartite dal titolare il quale, anche tramite verifiche periodiche, vigila sulla puntuale osservanza delle disposizioni di cui al comma 1 e delle proprie istruzioni.
3. Ove necessario per esigenze organizzative, possono essere designati responsabili più soggetti, anche mediante suddivisione di compiti.
4. I compiti affidati al responsabile devono essere analiticamente specificati per iscritto.
5. Gli incaricati del trattamento devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni del titolare o del responsabile.

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